VIRGA Računovodstvo - Scenarij prelaska na EURO ver.21122022
Osnovni princip rada iza 01.01.2023.
Od 02.01.2023. postojat će dvije baze, dva prijavka (Launchera) koji će korisnicima omogućiti paralelni nastavak knjiženja u KN VIRGA bazi i knjiženje novih dokumenata u EUR VIRGA bazi.
KN VIRGA sadržavat će sve podatke proknjižene do 31.12.2022. i radit će neizmijenjeno, na standardni način. U njoj korisnici nastavljaju knjižiti dokumente koji se obračunski odnose na 2022.godinu.
Produkcijska EUR VIRGA baza naslijedit će matične podatke, ali prometi će se brisati. Zapravo, knjiženje započinje ispočetka na postojećim postavkama gdje 01.01.2023 domaća valuta postaje euro.
Korisnike koji su odlučili koristiti Euro connector, u EUR VIRGA-i dočekat će privremeno početno stanje kupaca i dobavljača u eurima, tj. analitičke otvorene stavke per 31.12.2022., konvertirane u euro po fiksnom tečaju. To će omogućiti nesmetano knjiženje izvoda i povezivanje s otvorenim stavkama kupaca, te pripreme plaćanja u 2023. Knjiženja u 2023. godini se odvijaju kao da je 2022. saldirana, dok zatvaranja otvorenih stavaka u 2023. neće dirati stanja u 2022 godini. Euro connector omogućava da se knjiženja u HR VIRGA-i sinkroniziraju s početnim stanjem u EUR VIRGA-i. Knjiženja u eurima, u EUR VIRGA-i ne utječu niti mijenjaju stanja u HRK VIRGA-i. Ostala knjiženja prepisivat će se iz kunske u eursku bazu po upitu, naknadno, prema prihvaćenim ponudama.
U modulima Financija i računovodstva, knjiženja u eurskoj produkciji će biti moguća od 02.01.2023.
Važne upute i preporuke VIRGA korisnicima do 31.12.2022. godine
Do 31.12.2022. zaključno s 20:00 sati, VIRGA korisnicima sugeriramo provesti sljedeće aktivnosti u VIRGA-i:
Blagajna
- Završite blagajne u kunskoj valuti prije 31.12.2022. Blagajne nećemo prenositi, nego će korisnici krenuti s unosom blagajne u 2023. godini. Obavezan podatak kod upisa prvog blagajničkog izvještaja je donos (početno stanje) koje je potrebno uskladiti sa završnim stanjem u 2022. Potrebno je ponovno definirati apoene – ukoliko su isti bili definirani. U blagajničkim šifrarnicima valuta HRK zamijenit će se s EUR, a korisnici će samostalno ažurirati blagajnički maksimum, te izbrisati one tipove blagajni koje više neće koristiti u 2023. godini.
Kompenzacije
- Otvorene neprovedene kompenzacije nećemo prenositi. Preporučamo da se kompenzacije završe u 2022. godini. One koje se neće provesti, neka se otkažu tj. izbrišu rezervirane stavke
Platni promet
- Provesti sva plaćanja planirana u 2022. godini. Po mogućnosti, pripremiti plaćanja za prve dane u 2023. godini i uploadati ih na netbanking. Platne promete koji nisu provedeni, a imaju datum izvršenja u 2023. godini, automatski ćemo prebaciti u eursku bazu i brisati u kunskoj – da se mogu povezati sa izvodom.
- Platne promete koji se izvršavaju u 2023. godini obavezno je napraviti analitički (bez specifikacija, pojedinačne uplate 1 virman – 1 faktura) radi kasnije konverzije u euro.
Putni nalozi
- Putne naloge obračunati s 31.12. Neobračunate putne naloge korisnici će sami prepisati u 2023. godinu preračunate u euro i tamo napraviti obračun. Šifrarnike vezane uz putne naloge također ćemo automatski ažurirati – zamijenit ćemo HRK u EUR, ali iznose korisnici moraju ažurirati sami (dnevnice za HR, naknada po km).
Saldakonti
- Da bi otvorene stavke koje se prebacuju u eursku bazu bile preglednije, bilo bi dobro da se do 31.12.2022 naprave zatvaranja dokumenata (uplata/faktura, dokument/ispravak). Dodatno, da bi kontrola bila lakša, bilo bi dobro napraviti i obračun tečajnih razlika na zatvorene dokumente.
- Donos otvorenih stavaka iz 2022. godine nalaze se na nalogu EURO broj 1 i nije vidljiv korisnicima, niti će ga oni moći mijenjati. On se sinkronizira putem euro connectora, ukoliko ga je korisnik ugovorio.
- radi prevencije dvostrukog plaćanja računa u 2022. i 2023, euro connector sinkronizira otvorene iznose koji uključuju i rezervacije (kompenzacije, platne promete u pripremi)- napomena: Ako se račun rezervira u 2022, u 2023 će njegov iznos biti 0, da se ne bi mogao ponovno rezervirati u 2023. godini. Pregled rezerviranih stavaka se može vidjeti u maski Pregled rezervacija u ulozi Administrator
Likvidatura
- Da bi se izbjegla dvostruka likvidacija ulaznih računa s primkama, u 2023. godini se neće vidjeti primke iz 2022. i ranijih godina. Za korisnike koji su ugovorili euro connector, otvorene primke iz 2022 i ranijih godina će se prepisati po zahtjevu korisnika nakon što se preda porezna prijava za prosinac 2022.
PDV
- Nakon predaje obračuna PDV-a za 12/2022, a do kraja 1. mjeseca 2023., prebacit ćemo sve neprihvaćene stavke PDV-a u eursku bazu.
- Nakon završetka knjiženja ulaznih računa u HRK bazu, a prije završetka knjiženja 2022 g. Korisnik treba provjeriti i riješiti:
- zaprimljene račune u DMS-u u kunama, a nemaju još likvidni broj
- račune koji su ostali u likvidaturi (za korisnike koji rade na taj način) stornirati ih ili prebaciti na nalog da se vide na karticama za 2022 g. i time bi se automatski preko Euro connector (ukoliko je ugovoren) prebacili u EUR bazu. U protivnom se oni neće prenositi u eursku bazu.
Fakturiranje
Preporučamo da se izlazni računi iz modula Financije i računovodstvo koji se odnose na 2022. godinu, izrade u arhivskoj kunskoj bazi, u kunama, sa datumom izrade računa 31.12.2022. U modulu Fin faktura omogućena je izmjena datuma izrade računa.
VAŽNA NAPOMENA ZA E-RAČUNE Ukoliko izlazne FIN fakture razmjenjujete s kupcima putem nekih od web servisa (Moj E-račun, DocDoc, EBA) važno je istaknuti da te fakture, ako se odnose na 2022 godinu, moraju biti i poslane putem web servisa najkasnije do 31.12.2022 do 22:00h. Nakon tog vremena web servisi za slanje e-računa će nastaviti funkcionirati samo unutar EUR Virge, a naknadno slanje e-računa za fakture s datumom iz 2022.godine, a koji se nalaze u HRK Virgi - neće biti moguće!
Nakon završnog računa, korisnici zatvaraju sve poslovne periode – niti jedan ne ostaje otvoren! Arhivska kunska baza i dalje ostaje dostupna.
Važne upute i preporuke VIRGA korisnicima iza 01.01.2023. godine - Pitanja i odgovori
Pitanje: Je li potrebno otvoriti poslovni period?
Nije, jer se pri inicijalizaciji eurske baze svi periodi automatski otvaraju u 2023. U 2022 periode zatvarate samo nakon završnih knjiženja
Pitanje: Postoji li kontrola u kojoj bazi (HRK i EUR VIRAGA) se podaci smiju unositi?
U samom definiranju kontrolnih perioda je ugrađena kontrola da se u kunskoj bazi ne dozvoljava otvaranje perioda sa datumom iz 2023 godine, a u eurskoj bazi se ne dozvoljava otvaranje perioda iz 2022 godine
Pitanje: Hoće li se zadržati sve postavke Virga kao što su bile u 2022?
Hoće. Virga nasljeđuje sve šifrarnike i postavke iz postojeće verzije.
Pitanje: Gdje ćemo iza Nove godine unositi matične podatke za knjiženja u 2022. godini
Matični podaci se iza Nove godine unose u novoj produkcijskoj Virgi (EUR) koji će se replicirati u arhivsku kunsku bazu. To je osnovni uvjet da euro connetor može raditi.
Pitanje: Kako će se obrađivati ulazni računi koji u 2023. godini dođu u eurima, a obračunski se odnose na 2022. godinu?
Takvi računi će se knjižiti u arhivsku kunsku bazu (HRK VIRGA-u). S obzirom da na tim računima neće biti istaknute protuvrijednosti u kunama (osim za ukupan iznos računa), korisnici će sami napraviti preračun svih potrebnih vrijednosti za knjiženje i obračuna PDV-a u kune. Takve račune moguće je knjižiti i u valuti euro – prema preferenciji korisnika. PDV mora biti obavezno u kunama.
Pitanje: Kako će se obrađivati izlazni računi koji se izdaju u 2023. godini, a odnose se na 2022.godinu?
Izlazni računi koje je potrebno knjižiti u 2022. godini moraju se izraditi u kunskoj bazi. Ukoliko je potrebno da datum izdavanja bude 2023. godina , račune će biti potrebno napraviti u valuti euro (kao devizne).
Pri ispisivanju takvog računa potrebno je ispravno postaviti sljedeće parametre:
Ukoliko datum fakture, datum izdavanja i datum DVO treba biti u 2022. godini, faktura se izrađuje u kunama, ali je u tom slučaju potrebno u sva datumska polja upisati datum iz 2022. godine npr. 30.12.2022. Ispis fakture se u to slučaju radi standardno.
Ukoliko ste fakturu zabunom već potvrdili, datume je moguće naknadno izmijeniti putem maske Administrator - Izmjena potvrđene fakture.
Pitanje: Kako će se prenositi primke?
Ukoliko ste ugovorili Euro Connector nakon izrade PDV obrasca za 12.mjesec, sve nelikvidirane primke će se prenijeti u eursku bazu sa iznosima konvertiranim u euro.
Pitanje: Kako će se prenositi podaci za bilance koje se već sada vode u eurima?
Za takve bilance se prenose odmah kompletni podaci, nema potreba imati dvije ikone
Pitanje: Ako se koristi DMS, kako će se skenirati ulazne fakture za 2022 odnosno 2023.?
Nećemo kreirati 2 DMS-a. U jedan postojeći DMS skenirat će se (ili preuzeti kroz B2B) svi ulazni dokumenti. Prema datumu DVO, dokumente ćemo u sklopu Euro connectora (ukoliko je ugovoren) odgovarajućom procedurom preusmjeriti u HRK Virgu, ili ostaviti na novoj produkcijskoj EUR Virgi (u Euru)
Pitanje: Što sa fakturama koje ostaju u EBA DMS inboxu i nisu proknjižene na nalog u 2022?
Ukoliko imate ugovoren Euro Connector, skenirani, neproknjiženi dokumenti, pripremljeni u DMS Kunskoj Virgi ostaju u 'međutablici'. Nakon 20.01.2023. a do kraja 1.mjeseca 2023 godine, (porezni zaključak 2022) oni će se prepisati na produkcijsku Virgu u EUR.
Pitanje: Kako napraviti zakonske izvještaje u EURima (prikaz 2022) dok nije saldirana godina?
Vlastita izvješća radit će uobičajeno , ali se podaci od prošle godine neće vidjeti. Isti će se pokazati tek nakon prijepisa GK u EUR-e (ukoliko ste ugovorili uslugu prijenosa glavne knjige iz godina prije 2023.
Pitanje: Što sa kompenzacijama koje su predložene ali nisu provedene (proknjižene)?
Takve dokumente treba riješiti prije samog prelaska na EURO
Pitanje: Da li se mogu prenesti početna stanja prije saldiranja 2022? Isto tako s prijepisima GK za n godina unatrag.
Može ukoliko ste ugovorili tavu uslugu, ali će se sva naknadna knjiženja korisnici raditi ručno u obje Virge baze.
Pitanje: Je li potrebno prenositi promete saldakonte nakon saldiranja 2022. godine ili je dovoljno prepisati samo promete Glavne knjige?
Predviđeno je da se uz dodatno ugovorenu uslugu VIRGA korisnicima omogući prijenos prometa glavne knjige. Prijenos prometa saldakontnih stavaka se ugovara zasebno.
Pitanje: Što se događa s MSFI podacima, investicijama i najmovima - prepisuju li se?
Prepisuju se konvertirane u euro po povijesnom tečaju na samom dokumentu (najam, leasing, ugovor)